গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায়

গুগল ড্রিইভে ফাইল পাবলিক লিঙ্ক কপি করা গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায় সম্পর্কে জানতে চান? তবে আপনি একদম ঠিক জায়গায় এসেছেন। কেননা আজকে আমি আমার সম্পূর্ণ আর্টিকেলটিতে এই বিষয়ে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বিস্তারিত আলচনা করব। তাই বিস্তারিত জানতে সাথেই থাকুন।

বর্তমানে অনেকেই এই বিষয়টি সম্পর্কে ভালোভাবে জানে না। তাই আপনিও যদি এই বিষয়ে জানতে চান তবে সম্পূর্ণ আর্টিকেলটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত মনোযোগ সহকারে পড়ে নিন। আশাকরি আমার এই আর্টিকেলটি পড়ে উপকৃত হবেন।

• গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায়
• ফাইল শেয়ারিং এর মৌলিক পদ্ধতি
• গুগল টেকআউট ব্যবহারের সুবিধা
• ডাটা ট্রান্সফারের বিভিন্ন প্রকারভেদ
• গুগল ড্রাইভ ব্যবহারের প্রয়োজনীয়তা
• ফাইল ডাউনলোডের সহজ নিয়ম
• দ্রুত ফাইল স্থানান্তরের প্রভাব
• একাউন্ট পারমিশন ম্যানেজমেন্টের সুবিধা
• ফাইল সিঙ্ক্রোনাইজেশনের সঠিক নিয়ম
• শেষ কথা

গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায় হলো আধুনিক ফাইল ম্যানেজমেন্টের একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা। আমার মতে আপনার যদি একই সাথে একাধিক ইমেইল থাকে এবং একটি থেকে অন্যটিতে ডেটা সরাতে হয় তবে সঠিক কৌশল জানা থাকলে কাজগুলো মুহূর্তের মধ্যেই করা সম্ভব। আমি দেখেছি গুগল ড্রাইভ সরাসরি ফাইল মুভ করার ফিচার না দিলেও শেয়ারিং এবং ওনারশিপ ট্রান্সফারের মাধ্যমে এটি করা খুব সহজ।

আপনাকে প্রথমে আপনার মোবাইল ডিভাইস থেকে ড্রাইভ এপ্লিকেশন টা খুঁজে বের করতে হবে।

গুগল ড্রাইভে প্রবেশ করার পরে আপনি যে ফাইলটি অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করতে চান সে ফাইলগুলো খুঁজে বের করতে হবে।

তারপর সেগুলো ফাইল সিলেক্ট করার পরে উপরে ডান সাইডে থ্রি ডাটে ক্লিক করতে হবে।

থ্রি ডটে ক্লিক করার পরে আপনার সামনে একটা ইন্টারফেস আসবে যেখানে send a copy নামক একটা অপশন থাকবে। সেখানে ক্লিক করতে হবে।

ক্লিক কমপ্লিট হলে তারপরে আপনার সামনে আবারো আরেকটা ইন্টারফেস আসবে যেখানে আপনাকে গুগল ড্রাইভ এপ্লিকেশনটি খুঁজে বের করতে হবে নতুন ইমেইলে ফাইলটা পাঠানোর জন্য।

ড্রাইভ ক্লিক করার পরে আপনার সামনে নতুন আরেকটা ইন্টারফেস আসবে যেখানে আপনার সিলেক্ট করা ফাইলগুলো থাকবে এবং পুরনো যে ইমেইলে ফাইলগুলো ছিল সেটি দেখা যাবে। 

তারপরে আপনাকে যা করতে হবে সেটা হলো আপনার পুরনো মেইলে ক্লিক করলে নতুন তৈরি করা ইমেইলটাও সেখানে দেখা যাবে। সেটাতে ক্লিক করে নিতে হবে। নতুন মেইল সেট করার পরে উপরে ডান সাইডে আপলোড নামে অপশন দেখা যাবে। সেটা ক্লিক করলে আপনার ফাইলটি ঠিকঠাক ভাবে অন্য একটি ইমেইলে ট্রান্সফার হয়ে যাবে।

আমি মনে করি ফাইল ট্রান্সফারের ক্ষেত্রে প্রথম পদক্ষেপ হলো আপনি কোন ধরনের ফাইল সরাতে চাচ্ছেন তা নির্ধারণ করা। যদিও এটি সাধারণ কিছু ফাইল হয় তবে শেয়ারিং অপশন ব্যবহার করে এক ইমেইল থেকে অন্য ইমেইলে এক্সেস দিয়ে দেওয়া সবচেয়ে ভালো। আর যদি পুরো ড্রাইভের ফাইলগুলো সরাতে চান তাহলে গুগল টেকআউট সার্ভিসটি ব্যবহার করা আপনার জন্য বুদ্ধিমানের কাজ হবে। এই উপায়গুলো অনুসরণ করলে ফাইল হারানোর ভয় একদমি থাকবে না এবং আপনার ডেটার নিরাপত্তা বজায় থাকবে।

আমার পরামর্শ ফাইল ট্রান্সফার করার সময় ডেটার সাইজ এবং ইন্টারনেট সংযোগের দিকে লক্ষ্য রাখুন। যদি এই ফাইলগুলো প্রয়োজনের তুলনাই অনেক বড় হয় তবে ক্লাউড টু ক্লাউড ট্রান্সফার টুল ব্যবহার করতে হবে । এক্ষেত্রে সাধারণ ব্যবহারের জন্য গুগল ড্রাইভের বিল্ট ইন ফিচারগুলো যথেষ্ট হবে বলে আমি মনে করি। এই আর্টিকেলের পরবর্তী পয়েন্টগুলোতে আমরা বিস্তারিত আলোচনা করব কীভাবে আপনি খুব সহজেই আপনার ফাইলগুলো সুরক্ষিতভাবে এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় স্থানান্তর করতে পারেন বলে আমি মনে করি।

গুগল ড্রাইভে একটি নির্দিষ্ট ফাইল শেয়ার করা মূলত একটি পারমিশন বা অনুমতি প্রদানের প্রক্রিয়া হিসেবে আমার কাছে বেশি প্রাধান্য পায়। আপনি যখন কোনো নির্দিষ্ট ফাইল বা ফোল্ডারে রাইট ক্লিক করে শেয়ার বাটনে ক্লিক করবেন তখন আপনি অন্য একটি ইমেইল ঠিকানায় সেই ফাইলটি পাঠিয়ে দিতে পারবেন । সেখানে আপনি আপনার ইমেইল এর প্রাপককে এডিটর বা ওনার হিসেবে সেট করে দিতে পারবেন। যা ফাইলটি ট্রান্সফার করার প্রধান ধাপ বলে আমি মনে করি। আমি বলব ফাইল শেয়ার করার সময় খেয়াল রাখতে হবে আপনি শুধু ফাইলটি দেখাতে চাচ্ছেন নাকি তাদের মালিকানা দিয়ে দিতে চাচ্ছেন।

এক্ষেত্রে আপনি যদি সম্পূর্ণ মালিকানা হস্তান্তর করতে চান তাহলে আমি বলব শেয়ারিং মেনু থেকে সেই ইমেইল ঠিকানাকে ট্রান্সফার ওনারশিপ হিসেবে সিলেক্ট করুন। প্রাপক যখন এই মালিকানা নিয়ে নিবে তখনই সে সেই ফাইলটি তার নিজস্ব ড্রাইভের মতো ব্যবহার করতে পারবে। আমার কাছে মনে হয় এই পদ্ধতিটি ছোট আকারের ডেটা বা নির্দিষ্ট কিছু ফাইলের জন্য সবথেকে নিরাপদ এবং দ্রুত। আবার আপনি যখন আপনার কাজ শেষ করে ফেলেন তখন আপনি চাইলে পুরনো ইমেইল থেকে ফাইলটি ডিলিট করে দিতে পারেন। এতে আপনার স্টোরেজ স্পেসও অনেকটাই সাশ্রয় হবে এবং সব ফাইল আপনার নতুন অ্যাকাউন্টে পুরোপুরি সংরক্ষিত থাকবে। 

গুগল টেকআউট হচ্ছে গুগল ড্রাইভের থাকা সব ফাইল একসাথে ডাউনলোড বা ট্রান্সফার করার জন্য একটি অফিসিয়াল টুল। যদি আপনার ড্রাইভ এ অসংখ্য ও অগনিত ফাইল থাকে তবে এগুলো একটি একটি করে শেয়ার করা অনেক সময়ের ব্যাপার। এক্ষেত্রে আপনি টেকআউট ব্যবহার করে খুব সহজেই আপনার পুরো গুগল ড্রাইভের ডেটাকে জিপ ফাইল হিসেবে ডাউনলোড করতে পারবেন। আমার মতে এই টুলটি ব্যবহারের  সব থেকে বড় সুবিধা হলো এটি আপনার ড্রাইভের সমস্ত ফোল্ডার স্ট্রাকচার এবং ফাইলের ফরম্যাট ঠিক রাখার  মাধ্যমে কাজ করে।

আমি বলব ডাউনলোড করার পর আপনি সেই ফাইলগুলো আপনার অন্য ইমেইলে পুনরায় আপলোড করে দিতে পারেন। এটি ডেটা ব্যাকআপ রাখার জন্যও একটি সেরা উপায়। অনেক প্রফেশনালরা তাদের অ্যাকাউন্টের ফাইল ব্যাকআপ রাখার জন্য নিয়মিত টেকআউট ব্যবহার করে থাকেন। ডাউনলোড করার পর জিপ ফাইলটি আনজিপ করে আপলোড করলেই কাজ শেষ। আমি দেখেছি গুগল টেকআউট ব্যবহার করার সময় ইন্টারনেটের গতি ভালো থাকা খুবই জরুরি। কারণ বড় সাইজের ফাইল ডাউনলোড করতে সময় লাগতে পারে। এটি সম্পূর্ণ নিরাপদ এবং গুগল দ্বারা স্বীকৃত পদ্ধতি। তাই এতে ডেটা হারানোর কোনো সম্ভাবনা নেই।

ডাটা ট্রান্সফার মূলত তিনভাবে করা সম্ভব ম্যানুয়াল শেয়ারিং, টেকআউট ব্যাকআপ এবং থার্ড পার্টি টুলস। ম্যানুয়াল শেয়ারিং ছোট প্রজেক্টের জন্য কার্যকর বলে আমি মনে করি। গুগল টেকআউট বিশাল ডেটা মাইগ্রেশনের জন্য উপযুক্ত। আর থার্ড পার্টি টুলগুলো ব্যবহার করা হয় যখন আপনি ক্লাউড টু ক্লাউড সরাসরি মুভমেন্ট করতে চান যেমন মাল্টি ক্লাউড ম্যানেজার। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী পদ্ধতিটি বেছে নিন। আমার মতে যদি প্রতিদিনের ফাইল ট্রান্সফার হয় তবে শেয়ারিং সবচেয়ে ভালো। আর যদি একাউন্ট ক্লোজ করার আগে সব ডেটা সরাতে চান তবে টেকআউট সেরা।

আমি অনেকবার দেখেছি থার্ড পার্টি টুল ব্যবহারের সময় সতর্ক থাকতে হয় কারণ সেখানে আপনার অ্যাকাউন্টের নিরাপত্তা ঝুঁকির সম্ভাবনা থাকে। তাই সবসময় নির্ভরযোগ্য প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করুন। প্রতিটি পদ্ধতিরই নিজস্ব সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে। ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে সময় বেশি লাগে কিন্তু এতে কোনো নিরাপত্তার ঝুঁকি নেই। টেকআউট বা থার্ড পার্টি টুল ব্যবহারে সময় বাঁচে কিন্তু সেটিংস বুঝে নিতে কিছুটা সময় দিতে হয়। আপনার কাজের ধরণ অনুযায়ী আপনি যেকোনো একটি পদ্ধতি বেছে নিতে পারেন।

বর্তমান কর্মক্ষেত্রে তথ্যের আদান প্রদান এবং সংরক্ষণের জন্য গুগল ড্রাইভ এক অপরিহার্য মাধ্যম। গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায় জানা থাকলে আপনি যেকোনো সময় আপনার কর্মক্ষেত্র বা ইমেইল পরিবর্তন করতে পারেন। আমি দেখেছি এটি আপনার ডেটার ওপর আপনার নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখে। তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে এবং ডেটা ম্যানেজমেন্টকে সহজ করতে ড্রাইভের ব্যবহার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ড্রাইভের অন্যতম প্রয়োজনীয়তা হলো এর ক্লাউড সুবিধা যা থেকে আপনি যেকোনো ডিভাইস থেকে ফাইল এক্সেস করতে পারেন।

যখন আপনি ফাইলগুলো ট্রান্সফার করে ফেলেন তখন আপনার নতুন অ্যাকাউন্টে সেই ফাইলগুলো আরও গোছানো থাকে। অনেক সময় অ্যাকাউন্টের স্টোরেজ শেষ হয়ে গেলে ফাইল ট্রান্সফার করা ছাড়া কোনো উপায় থাকে না তখন ড্রাইভের এই সুবিধা আমাদের অনেক সাহায্য করে। এছাড়া আমি বলব প্রফেশনাল নেটওয়ার্কিং এবং টিম কোলাবোরেশনের জন্য গুগল ড্রাইভ সবথেকে জনপ্রিয়। একটি অ্যাকাউন্টে সব ফাইল গুছিয়ে রাখা এবং প্রয়োজনে তা ট্রান্সফার করা আপনার ডিজিটাল জীবনকে অনেক সহজ করে দেয়। তাই ফাইল ম্যানেজমেন্টের এই জ্ঞান আপনার নিয়মিত কাজের গতি বাড়িয়ে দেবে বলে আমি মনে করি।

ফাইল ট্রান্সফার করার সবথেকে পুরনো এবং কার্যকর নিয়ম হলো ফাইল ডাউনলোড করে অন্য অ্যাকাউন্টে আপলোড করা। আপনি প্রথমে গুগল ড্রাইভ থেকে ফাইলগুলো আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করুন। এরপর আপনার কাঙ্ক্ষিত ইমেইলটি লগইন করুন এবং গুগল ড্রাইভে ফাইলগুলো ড্র্যাগ এন্ড ড্রপ করে আপলোড করে দিন। এই পদ্ধতিতে ফাইলের নাম বা ফরম্যাট পরিবর্তনের কোনো সুযোগ নেই বলে আমি আপনাকে আশ্বস্ত করতে পারি।

আমার ধারণা মতে আপনি যদি ফোল্ডারসহ আপলোড করতে চান তবে ফোল্ডারটি ডাউনলোড করার সময় গুগল ড্রাইভ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেটিকে জিপ ফাইলে রূপান্তর করবে। এরপর জিপ ফাইলটি আপলোড করে আনজিপ করলেই ফাইলগুলো আপনার নতুন ড্রাইভে চলে আসবে। এটি সবথেকে সাধারণ উপায় যা আমরা ছোটবেলা থেকেই ব্যবহার করে আসছি। যদিও এটি সময়সাপেক্ষ কিন্তু সবথেকে নির্ভুল। বড় কোনো ফাইলের জন্য এটি সবথেকে বিশ্বস্ত পদ্ধতি হিসেবে বিবেচিত। আপনি যদি ফাইল ট্রান্সফারের সময় কোনো ঝুঁকি নিতে না চান তবে এই পদ্ধতিটিই সবথেকে নিরাপদ।

সঠিক পদ্ধতিতে গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায় ব্যবহার করলে আপনার কর্মপদ্ধতিতে বড় ধরনের প্রভাব পড়বে। আমার জানা মতে এটি আপনার কাজের ফাইলগুলো সুরক্ষিত রাখতে এবং ভবিষ্যতে যেকোনো প্রয়োজনে দ্রুত তথ্য খুঁজে পেতে সাহায্য করে। আপনি যখন আপনার ডেটা গোছানো রাখেন তখন আপনার মানসিক চাপ অনেক কমে যায় এবং কাজের দক্ষতা বাড়ে। ফাইল স্থানান্তরের সঠিক পদ্ধতি আপনার ক্লাউড স্টোরেজের সর্বোচ্চ ব্যবহার নিশ্চিত করে। সঠিক সময়ে ফাইল স্থানান্তর করলে কোনো গুরুত্বপূর্ণ ডেটা হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকে না। এটি আপনার প্রফেশনাল ক্যারিয়ারে এক বাড়তি সুরক্ষা প্রদান করে। তাই আমাদের সকলকে আরো বেশি করে গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায় সম্পর্কে জানা উচিত।

আমি বলব যখন আপনি ফাইলগুলো আপনার নতুন অ্যাকাউন্টে সুশৃঙ্খলভাবে পান তখন আপনার কাজের মোটিভেশন অনেক বেড়ে যায়। সবশেষে আপনার স্টোরেজ ম্যানেজমেন্টের জন্য এটি একটি নিয়মিত অভ্যাস হওয়া উচিত। অনেক সময় আমরা অপ্রয়োজনীয় ফাইল জমা করে স্টোরেজ পূর্ণ করে ফেলি। ফাইল ট্রান্সফারের সময় অপ্রয়োজনীয় ফাইলগুলো ডিলিট করে দিলে আপনার নতুন ড্রাইভটি থাকবে একদম ঝকঝকে। এই ছোট কাজগুলো আপনার প্রডাক্টিভিটি বহুগুণ বাড়িয়ে দেবে বলে আমি মনে করি।

পারমিশন ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে আপনি আপনার ফাইলগুলো অন্যের সাথে শেয়ার করার সময় তার গোপনীয়তা নিশ্চিত করতে পারেন। আমার ধারণা মতে আপনি চাইলে প্রাপককে শুধু ফাইলটি পড়ার অনুমতি দিতে পারেন অথবা এডিট করার। ফাইল ট্রান্সফারের ক্ষেত্রে এই পারমিশনগুলো পরিবর্তন করে ওনারশিপ দেওয়াটাই হলো সবথেকে স্মার্ট কাজ। পারমিশন ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে আপনি বুঝতে পারেন আপনার কোন ফাইলগুলো কার সাথে শেয়ার করা আছে।

অনেক সময় আমি দেখেছি আমরা অনেক পুরনো ইমেইলের সাথে ফাইল শেয়ার করে রাখি যা পরে নিরাপত্তার ঝুঁকি হতে পারে। নিয়মিত পারমিশন চেক করা এবং পুরনো শেয়ারিং লিংকগুলো রিমুভ করা আপনার ফাইলগুলোকে সবসময় নিরাপদ রাখবে। আপনি চাইলে কোনো ফাইল শেয়ার করার পর সেই লিংকের মেয়াদ শেষ করে দিতে পারেন। এটি প্রফেশনাল কাজে খুব দরকারী। যখন আপনি অন্য ইমেইলে ফাইল ট্রান্সফার করবেন তখন নিশ্চিত হয়ে নিন যেন আগের শেয়ারিং লিংকগুলো নিষ্ক্রিয় থাকে। এই সচেতনতা আপনার ডেটা চুরির সম্ভাবনা কমায় এবং ফাইলগুলোকে সুরক্ষিত রাখে।

ফাইল সিঙ্ক্রোনাইজেশন বা গুগল ড্রাইভের ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করা ফাইল ট্রান্সফারের একটি আধুনিক উপায়। আপনি যদি আপনার কম্পিউটারে গুগল ড্রাইভ অ্যাপ ইনস্টল করেন তবে এটি আপনার কম্পিউটার এবং ক্লাউডের মধ্যে একটি সেতু হিসেবে কাজ করে। আমি বলব আপনি কম্পিউটার থেকে ফাইল ট্রান্সফার করলে তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লাউডে সেভ  হয়ে যায়। আমার মতে এটি বড় ধরনের ফাইল মুভমেন্টের জন্য অত্যন্ত কার্যকর।

আপনি আপনার ডেস্কটপে ফাইলগুলো কপি করে অন্য অ্যাকাউন্টে সিঙ্ক করে নিতে পারেন। আমার জানা মতে এটি ফাইল হারানোর ঝুঁকি কমায় এবং সবসময় লেটেস্ট ফাইলগুলো আপনার ড্রাইভে পাওয়া যায়। যারা নিয়মিত ডেস্কটপ কম্পিউটারে কাজ করেন তাদের জন্য এই উপায়টি সব থেকে সুবিধাজনক। সিঙ্ক্রোনাইজেশনের সময় ইন্টারনেট কানেকশন সবসময় চালু রাখা প্রয়োজন। সিঙ্ক হওয়ার আগে ফাইলগুলো ক্লোজ করে রাখা ভালো। নিয়মিত সিঙ্ক করার ফলে আপনার ডেটা সবসময় আপডেট থাকে এবং যেকোনো সময় এক ইমেইল থেকে অন্য ইমেইলে ফাইল ট্রান্সফারের কাজগুলো সহজ হয়ে যায়। সুতরাং আমি বলতে পারি এই প্রযুক্তিগত সুবিধা আমাদের ফাইল ম্যানেজমেন্টকে অনেক সহজ করেছে।

গুগল ড্রাইভের ফাইল সহজে অন্য ইমেইলে ট্রান্সফার করার উপায় আপনার ডিজিটাল জীবনকে অনেক বেশি গোছানো এবং নিরাপদ করে তুলতে পারে। আপনি যদি আপনার গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো নিয়ে চিন্তিত থাকেন তবে আজই উপরে বর্ণিত পদ্ধতিগুলো প্রয়োগ করুন। মনে রাখবেন ভাই সঠিক পদ্ধতি এবং নিয়মিত ব্যাকআপই আপনার ডেটাকে দীর্ঘস্থায়ী সুরক্ষা দিতে পারে। আমার পরামর্শ হলো আপনার ডেটা ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সবসময় ধৈর্যশীল হোন এবং তাড়াহুড়ো না করে ফাইলগুলো স্থানান্তর করুন। 260435